Des séminaires d’équipe, on en organise régulièrement. (On vous a déjà parlé plusieurs fois ici ou là par exemple). Ils nous semblent essentiels pour faire un pas de côté dans nos quotidiens bien remplis et vérifier que nous avançons toujours dans la bonne direction. On partage avec vous 5 bonnes pratiques – tirées de notre expérience – pour en maximiser les bénéfices.
Se faire accompagner
On a parfois tendance à se dire qu’on peut se débrouiller tout seul, que la méthode pour animer un séminaire d’équipe, on la connaît. Mais en réalité, rien ne remplace l’accompagnement par un coach ou facilitateur, qui aide à se poser les bonnes questions, challenger les réponses, apporter de la méthode et de la structure. Et permet aussi à toute l’équipe de participer à parts égales, sans que l’un ait à « se sacrifier » pour jouer le rôle d’animateur.
Pour notre dernier séminaire, on a fait appel à la formidable Anne-Claire Chanut, de l’Atelier by Fly the Nest, qui nous avait déjà accompagnés dans notre dernier recrutement.
Ce qu’on adore chez elle, c’est son pragmatisme : elle connaît la réalité des petites structures. Elle nous a permis d’« accoucher » d’un plan d’actions qui nous ressemble, adapté à nos problématiques quotidiennes. « Si vous atteignez plus de 80% d’un objectif, c’est qu’il n’était pas assez ambitieux. Si vous arrivez à moins de 80 %, c’est qu’il était trop challengeant », nous a-t-elle expliqué. Avant de nous aider à trouver justement le bon équilibre.
Définir clairement l’objectif du séminaire et lui donner du sens
Pour notre séminaire de rentrée 2023, on avait identifié un besoin crucial : rationnaliser nos canaux de communication interne. En raison de la croissance de notre équipe et de la multiplication des outils digitaux depuis le COVID-19, la circulation de l’information n’était plus aussi fluide qu’auparavant. Trouver des solutions concrètes pour améliorer cette situation, voilà un bon objectif de séminaire !
Mais cet objectif est devenu encore plus fort et puissant quand, en ouverture de notre séjour, on l’a connecté à la vision stratégique de SYLA. En visualisant notre « business goal » à 3 ans, on a pris conscience que l’amélioration de notre communication interne était une condition essentielle de notre réussite. Dès lors, on s’y est attaqué avec une motivation nouvelle. On va beaucoup plus vite quand on sait pourquoi on y va !
Prendre son temps
Après avoir formulé par écrit notre vision long terme, moyen terme puis court terme, on avait très envie de passer à l’action. Puisque notre objectif était d’« avoir une organisation interne fluide », on aurait pu se contenter de remettre à plat nos canaux de communication interne. Devant notre impatience, Anne-Claire a insisté sur l’importance de prendre le temps de faire le tour de cet objectif : à quoi verra-t-on qu’il est atteint ? quelles sont les différentes conditions et sous-étapes pour y parvenir ?… Ce travail de brainstorming nous a permis de déterminer 4 grands axes de travail, eux-mêmes découpés en plusieurs jalons intermédiaires, plusieurs « projets » délimités dans le temps. Puis nous avons encore détaillé chaque projet de ce masterplan, en utilisant la méthode S.O.I.F, qui permet d’identifier les forces en présence (Soutiens), l’Objectif détaillé, les sous-étapes indispensables (Itérations), l’Indicateur de résultat (Finalisation). En fonçant tête baissée, sans impliquer toutes les personnes concernées par le sujet, sans s’inspirer de ce que font les autres structures, sans visualiser vraiment à quel résultat on veut arriver, on prend le risque de plaquer une solution toute faite, qui ne sera pas applicable… et donc de retomber dans ses mauvaises habitudes au bout de quelques semaines.
Faire participer tout le monde
Chez SYLA, on est 7 pour l’instant. C’est donc assez simple d’embarquer tout le monde en séminaire. Pendant celui-ci, on a veillé à ce que tout le monde puisse participer, à alterner les séances collectives et les exercices en binôme/trinômes, pour rester tous actifs et pleinement engagés.
Néanmoins, il manquait Mina, qui vient de rejoindre l’équipe dans le cadre de ses études en alternance. Sur les conseils d’Anne-Claire, on a organisé – dès la fin du séminaire – un temps de débriefing avec elle. Objectif : lui présenter notre stratégie et l’intégrer pleinement à notre masterplan. « Impliquer TOUTE l’équipe est une condition essentielle pour le succès du projet », a insisté Anne-Claire Chanut.
Préparer la suite et poser les prochains jalons
« N’allez surtout pas croire que votre mission est accomplie dès que le séminaire est terminé. Au contraire, elle ne fait que commencer. », nous a expliqué Anne-Claire. On a beau avoir mis par écrit une feuille de route précise, avec des jalons et des deadlines, le projet restera au point mort si on ne prévoit pas des rendez-vous réguliers de suivi. De même, il est crucial de définir pour chaque sujet un responsable, « un porteur de résultat » qui veillera à son avancement et sera moteur pour organiser les réunions de travail nécessaires. Chez SYLA, on s’est donc donné rendez-vous un mois après le séminaire pour faire un premier point d’étape et vérifier tous ensemble que l’on ait déjà en train de progresser vers le cap qu’on s’est fixé. Et ainsi de suite, jusqu’à septembre 2024.
Si on tient notre cap, « en 2026, on aura ouvert officiellement un deuxième bureau dans le Sud-Ouest, avec des clients aussi sympas et satisfaits qu’aujourd’hui, et on sera prêt à répliquer l’ADN SYLA aux quatre coins de la France… le tout en travaillant 4 jours par semaine. » Let’s go !